Datenschutzerklärung des TSV

Datenschutzerklärung

Worum geht es und was sind personenbezogene Daten?
Jeder EU-Bürger hat das Recht, Herr über seine persönlichen Daten und über sein Abbild zu sein. Um dieses Recht ausüben zu können, muss er zu jeder Zeit wissen, wer welche Daten zu welchem Zweck nutzt und wo Bilder mit ihm für die Öffentlichkeit zugänglich sind.

"Personenbezogene Daten" sind alle Einzeldaten, die sich konkret auf eine Person beziehen und/oder Rückschlüsse auf die Persönlichkeit einer Person erlauben. Neben Name, Adresse, Alter und Telefonnummer gehören also auch Herkunft, Religion, politische Überzeugungen, Sexualität, eMail- und IP-Adressen und vieles mehr dazu.

Als Verein sind wir verantwortlich, dass mit diesen uns anvertrauten Daten sicher und gewissenhaft umgegangen wird und wir dem Mitglied stets korrekt Auskunft darüber geben können, wer im Verein in welchem Umfang Zugriff auf persönliche Daten hat.

Muss man jetzt ständig Einwilligungen unterschreiben?
Nein, die Datenschutzverordnung erlaubt es, in den meisten Fällen ohne ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen Daten zu verarbeiten. Allerdings besteht eine Informations- und Auskunftspflicht seitens des Vereines - und es muss ein Rechtfertigungsgrund vorliegen.

Es dürfen keine Daten erhoben und kein Bild veröffentlicht werden, ohne das Mitglied darüber inkl. Angabe der Rechtsgrundlage informiert zu haben.

Das vereinfacht die Handhabung:

Wiederkehrendes decken wir über eine Einwilligung im Rahmen des Mitgliedsantrages ab - Daten für die Verwaltung, für die Beitragserhebung, für die Weiterleitung an BLSV und Fachverbände, für die Nutzung von Fotos für die Öffentlichkeitsarbeit, sowie für die interne Kommunikation. Je vollständiger der Antrag ausgefüllt ist - insbesondere Kontaktdaten und Namen der Erziehungsberechtigten - desto weniger Aufwand haben alle Beteiligten später.

Welche personenbezogenen Daten speichert und verarbeitet der TSV?
Der TSV speichert und verarbeitet ausschließlich nachfolgend genannte Daten. Diese werden nur in dem Umfang verarbeitet, der sich aus der Vereinssatzung ergibt und für die Durchführung des Vereinslebens erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b Alt.1 DS-GVO).
  • Alle Daten, die das Mitglied im Mitgliedsantrag und im SEPA-Lastschriftmandat zur Verfügung gestellt hat ->Personendaten, ->Kontaktdaten, ->Beitragsdaten;
  • Alle Daten, die das Mitglied über das Änderungsformular des TSV zur Verfügung gestellt hat ->Personendaten, ->Kontaktdaten, ->Beitragsdaten;
  • Weitere Daten, die für den Trainings- und Spielbetrieb benötigt werden, wie z.B. sportlicher Werdegang, Trainingsentwicklung, Wettkampf-Erfolge und gesetzte Ziele ->Sportlerdaten, ->Spielbetriebsdaten;
  • Bei Kindern Informationen, die zur Wahrnehmung der Aufsichtspflicht nötig sind, wie Namen und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten und ggf. Namen und Kontaktdaten weiterer Bezugspersonen (Abholberechtigte) - diese werden über die Speicherung informiert ->Aufsichtsdaten;
  • Bei Kindern Informationen, die zur Wahrnehmung der Fürsorgepflicht nötig sind, wie z.B. wichtige Medikamente, körperliche Einschränkungen, Einschränkungen in der Ernährung (Allergien, Religion) und sonstige Informationen, die Betreuer dringend beachten müssen ->Fürsorgedaten.
Die Datenschutzverordnung sieht vor, dass Daten, die nicht mehr benötigt werden, sofort gelöscht und vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten etwas anderes fordern (Art. 6 Abs. 4 DS-GVO i.V.m. §24 Abs. 1 Nr.2 BDSG).

Wer im TSV verarbeitet diese personenbezogenen Daten?
Uneingeschränkter Verabeitungszugriff:
  • 1. Vorstand;
  • Mitgliederverwalter (2. Kassier)
Name, Beitragsdaten bzw. Anschrift zwecks Rechnungsstellung:
  • 1. Kassier
Name, Geburtsdatum und alle Daten, die vom jeweiligen Sportfachverband zur Ausstellung eines Spielpasses und/oder für den Spielbetrieb zwingend eingefordert werden:
  • Sportlicher Leiter oder ein von ihm beauftragter Betreuer

Wer im TSV hat zudem Einsicht in diese Daten?
"Einsicht in diese Daten" bedeutet,

dass die genannten Personen für ihre Aufgaben vorgefertigte Listen erhalten. Sie sind nicht berechtigt, diese Daten strukturiert zu speichern, zu verändern, zu erweitern oder weiterzuleiten. Dies betrifft nicht die Speicherung von Kontaktdaten in einem Telefon- bzw. eMail-Verzeichnis.

Namenslisten mit Geburtsdatum, Kontaktdaten, Sportler- und Spielbetriebsdaten und ggf. alle Informationen, die zur Betreuung eines Kindes notwendig sind (Aufsichts- und Fürsorgedaten):
  • Trainer oder ein von ihm beauftragter Betreuer

An wen werden personenbezogene Daten weitergeleitet?
  • Bayerischer Landessportbund (Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Sportarten) zwecks Förderungsfähigkeit des Vereins und der Unfallversicherung der Mitglieder (Art. 6 Abs. 1 lit f DS-GVO).
  • Ggf. Sportfachverbände mit jeweils spezifischen Daten-Anforderungen (Informationen erteilt hierüber der jeweilige Abteilungsleiter) zwecks Teilnahmemöglichkeit der Mitglieder am organisierten Spielbetrieb. Ggf. bezieht dies auch die Weiterleitung eines Passfotos (für Spielerpass) mit ein, darüber wird jedoch gesondert informiert.

Wie und wo werden die Daten gespeichert?
Sämtliche Daten werden in einem geschützten Rechenzentrum in Brandenburg auf einem eigens dafür angemieteten Server gespeichert. Der Zugriff erfolgt ausschließlich passwortgeschützt und verschlüsselt über das Internet.

Zugriff auf diesen Server haben ausschließlich Personen, die o.g. Funktionen im TSV besetzen in der für sie zulässigen Tiefe.

Diese Personen sind verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, die den Einblick und den Zugriff durch Dritte - auch Familienangehörige und andere Mitglieder - zuverlässig verhindern.

Aufbewahrung schriftlicher Unterlagen
Schriftliche Unterlagen wie z.B. Mitgliedsantrag, Passantrag, Passfoto etc. werden ausschließlich beim Mitgliederverwalter bzw. Sportlichen Leiter auf eine Art aufbewahrt, die vor den Zugriff und den Einblick Dritter schützt.

WICHTIG für die DATENSICHERHEIT:

Werden Trainern, Betreuern oder anderen Mitgliedern entsprechende schriftliche Unterlagen oder Fotos mit der Bitte um Weiterleitung an den Mitgliederverwalter oder Sportlichen Leiter ausgehändigt, dürfen diese weder kopiert, abgeschrieben oder abfotografiert werden - weder für die eigene Aufbewahrung, noch für eine schnelle Übertragung.

Wie und wo kann man die gespeicherten Daten einsehen?
Jedes Mitglied bzw. jeder Erziehungsberechtigte hat das Recht, jederzeit Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen. Beim TSV kann hierzu über den Mitgliederverwalter unter mitgliederverwaltung@ tsv.donndorf-eckersdorf.de ein aktuelles Datenblatt angefordert werden (Art. 15 DS-GVO i.V.m. §57 BDSG)

Die Zusendung erfolgt schriftlich per Post oder als PDF per eMail. Nach Absprache kann das Datenblatt auch persönlich beim Mitgliederverwalter abgeholt werden. Der TSV behält sich vor, bei unverhältnis-mäßig häufiger Anforderung entstehende Verwaltungs- und Portokosten in Rechnung zu stellen.

Welche Rechte hat das Mitglied sonst noch?
Berichtigung:

Sind Daten nicht korrekt so hat der TSV der Aufforderung der Berichtigung unverzüglich Folge zu leisten (Art. 16 S.1 DS-GVO i.V.m. §58 Abs. 1 BDSG).

Löschung:

Wünscht das Mitglied die Löschung einzelner Daten (Recht auf Vergessenwerden), so hat der TSV auch hier unverzüglich Folge zu leisten. Evtl. Konsequenzen daraus trägt das Mitglied (Art. 17 DS-GVO i.V.m. §58 Abs. 2 BDSG).

Widerspruch:

Das Mitglied hat jederzeit das Recht, der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn eine Verarbeitung auf Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO erfolgt und das Mitglied ein besonderes Interesse an der Nichtvereinbarung geltend machen kann.

Datenübertragbarkeit:

Das Mitglied hat das Recht, die vom TSV auf Grundlage der Vereinssatzung oder einer erteilten Einwilligung erhobenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder direkt vom TSV an eine andere verantwortlichen Stelle weiterleiten zu lassen (Art. 20 DS-GVO).

Dies gilt jedoch nur für personenbezogene Daten, deren Verarbeitung im automatisierten Verfahren erfolgt (Art. 20 Abs.1 lit b DS-GVO).

Widerruf der Einwilligung
Das Mitglied hat das Recht, jederzeit seine einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu widerrufen (Art. 7 Abs.3 DS-GVO). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dadurch jedoch unberührt. Der Widerruf kann schriftlich per Post oder elektronisch über mitgliederverwaltung@tsv.donndorf-eckersdorf.de oder so einfach, wie die Erteilung der Einwilligung erfolgte, erklärt werden (Art. 7 Abs.3 S.4 DS-GVO).

Wer darf Daten und Fotos veröffentlichen?
Die Veröffentlichung in vereinseigenen Medien von Fotos und/oder von Vorname, Name, Geschlecht, Jahrgang und sportlichen Daten - die in einem engen Zusammenhang mit dem betreffenden Ereignis stehen -, ist jedem Funktionär gestattet, sofern der Vereinszweck (s. Satzung) klar erkennbar ist.

Ist der Vereinszweck nicht eindeutig erkennbar, wird das Mitglied über die Veröffentlichung informiert.

Minderjährige:

Bei Mannschaftsleistungen wird immer auf die Nennung des Namens verzichtet. Ferner werden Erziehungsberechtigte immer über die Veröffentlichung informiert.

Wurde von einem Mitglied wirksam die Einwilligung der Veröffentlichung von Fotos widerrufen oder bei Vereinseintritt nicht erteilt, darf grundsätzlich keine Veröffentlichung erfolgen, wenn das betreffende Mitglied eindeutig erkennbar ist.

Eine sonstige Verwendung oder Weiterleitung von Fotos oder von Mitglieder-Daten z.B. an die Presse bedarf grundsätzlich der vorherigen Absprache mit dem 1. Vorsitzenden des TSV.

Weitergabe von Kontaktdaten / Rundmails / WhatsApp
Allen o.g. Funktionären ist es gestattet, im Rahmen ihrer Funktion Kontaktdaten von Mitgliedern an einzelne Mitglieder bzw. Erziehungsberechtigten weiterzugeben, wenn dies für den Trainings- und Spielbetrieb oder für gemeinsame Aktivitäten notwendig erscheint.

WICHTIG ZUR DATENSICHERHEIT

Beim Versand von Rundmails - per WhatsApp oder eMail - immer darauf achten, dass keine Kontaktdaten der anderen Empfänger sichtbar mit verschickt werden. Bei WhatsApp gibt es die Möglichkeit des Broadcasts, bei eMails die Eintragung unter BCC.

Die Nutzung von WhatsApp-Gruppen oder vergleichbaren Kommunikationsmitteln kann innerhalb des Vereines aus rechtlichen Gründen nicht gestattet werden.

Tipp an Spieler und Eltern:

Spielern und Eltern steht es natürlich frei, untereinander Daten auszutauschen und eine WhatsApp-Gruppe einzurichten. Trainer und Betreuer dürfen hierzu gerne eingebunden werden.

Zu beachten ist aber immer, dass kein Vertreter des Vereines als Administrator fungiert und dass Spieler und Eltern grundsätzlich vorher gefragt werden, ob ihre Daten weitergegeben werden dürfen.

Kontaktdaten des Vereines
TSV Donndorf-Eckersdorf e.V. Himmelreichstr. 3 | 95488 Eckersdorf Telefon 0179 - 9368889| e-Mail info@tsv.donndorf-eckersdorf.de

Vertretungsberechtigter Vorstand: Thomas Nahr